Privacyverklaring voor sollicitanten en werknemers van de gemeente Westerveld

Wij verwerken persoonsgegevens om een of meerdere van de volgende redenen. Deze zijn in de wet genoemd of wij hebben de duidelijke en ondubbelzinnige toestemming voor bepaalde handelingen. Het gaat om persoonsgegevens:

• die nodig zijn voor de vervulling van een taak van algemeen belang of een aan de gemeente opgedragen publieke taak;
• die nodig zijn voor het uitvoeren van de aanstelling;
• die nodig zijn om te voldoen aan een wettelijke plicht (denk bijvoorbeeld aan het correct afdragen van belastingen en premies of de identificatieplicht);
• die nodig zijn omdat wij daar als organisatie een gerechtvaardigd belang bij hebben (denk bijvoorbeeld aan de situatie waarin er een juridische procedure speelt of dreigt en wij verweer moeten kunnen voeren) of;
• die nodig zijn bij een situatie van levensbelang (bijvoorbeeld in een noodsituatie, zoals bij een ongeval of bij een aandoening waarbij er acute zorg nodig is). In dat geval is het voor ons nodig om over persoonsgegevens te kunnen beschikken om bijvoorbeeld medicijnen toe te dienen (denk aan gezondheidsinformatie bij een ernstige allergie, epilepsie of suikerziekte), hulp te kunnen regelen of anderen te kunnen informeren (zoals familieleden);

Een sollicitant en/of werknemer is verplicht ons de gevraagde persoonsgegevens te verstrekken als het voor ons nodig is die persoonsgegevens te verwerken om bijvoorbeeld een dienstverband aan te kunnen gaan, deze uit te voeren en/of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Maar ook kan gedacht worden aan persoonsgegevens die nodig zijn om een werknemer aan te kunnen melden voor een pensioenregeling, collectieve verzekering of uitkering. Een werknemer kan in die gevallen niet weigeren om de persoonsgegevens te verstrekken. Gebeurt dat wél, dan kan dat betekenen dat wij die persoon niet in dienst nemen of dat de werknemer geen gebruik kan maken van bepaalde voorzieningen.

Dit zijn de persoonsgegevens die wij verwerken van sollicitanten:

• naam, voornamen, voorletters, eventuele titel, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, burgerlijke staat en andere persoonsgegevens die wij nodig hebben om met een sollicitant te communiceren, zoals een e-mailadres;
• persoonsgegevens als bedoeld onder a, van de ouders, voogden of verzorgers als de sollicitant minderjarig is;
• persoonsgegevens over door de gevolgde en nog te volgen opleidingen, cursussen en stages;
• het LinkedIn-profiel;
• gegevens over de functie waarnaar je solliciteert;
• gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige baan, en gegevens over de beëindiging van die huidige baan;
• gegevens over de aard en inhoud van vorige banen en over de beëindiging van die banen;
• andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie, die door de sollicitant zijn verstrekt;
• andere gegevens die nodig zijn voor de uitvoering of toepassing van een wet;
• de Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).

De verwerking van bovenstaande gegevens gebeurt alleen voor één of meer van onderstaande doelen:

• de beoordeling van de geschiktheid voor een functie die beschikbaar is of kan komen;
• de interne controle en de bedrijfsbeveiliging;
• de uitvoering of toepassing van een we

Op grond van de AVG hebben werknemers en sollicitanten het recht om ons ten aanzien van de eigen persoonsgegevens te vragen:

• inzage in de eigen persoonsgegevens, zoals het personeelsdossier (met uitzondering van eventuele persoonlijke aantekeningen van een leidinggevende(n) en anderen);
• een kopie van de persoonsgegevens (met uitzondering van persoonlijke aantekeningen van de leidinggevende(n) of anderen binnen onze organisatie);
• informatie te ontvangen over de verwerking van de persoonsgegevens (hiertoe dient ook deze privacyverklaring);
• informatie te laten corrigeren die feitelijk niet klopt (let wel: het is niet mogelijk een functionerings- of beoordelingsverslag te laten corrigeren als de werknemer het oneens is met de inhoud. Dan kan de werknemer wel een verklaring opstellen die aan het personeelsdossier toegevoegd wordt);
• onvolledige informatie compleet te maken wanneer dat nodig is voor het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt;
• in bepaalde gevallen, persoonsgegevens te laten verwijderen (let wel: wij hoeven hier geen gehoor aan te geven wanneer wij bij het (langer) bewaren van de persoonsgegevens nog een gerechtvaardigd belang hebben, wanneer dit nodig is in verband met de uitvoering van het dienstverband om te voldoen aan een wettelijke plicht of op basis van een andere in de wet genoemde reden);
• in bepaalde gevallen om de persoonsgegevens die wij verwerken te laten ’beperken’ (let wel: wij streven ernaar zo min mogelijk data te verzamelen (dataminimalisatie));
• in bepaalde gevallen om bezwaar te maken tegen het gebruik van de persoonsgegevens;
• als toestemming is gegeven voor het gebruik van persoonsgegevens (zoals voor het gebruik van een foto in de Gezichtengalerij van de personeelsadministratiesysteem of op onze intranetsite), die toestemming weer in te trekken. De intrekking geldt dan voor toekomstig gebruik van de persoonsgegevens;
• persoonsgegevens in een gangbaar format mee te krijgen en, als dat technisch mogelijk is, deze persoonsgegevens op die manier aan een andere partij over te dragen áls de persoonsgegevens door de persoon zelf zijn aangeleverd of aangemaakt (bijvoorbeeld op basis van jouw gebruik van ons HR-systeem) en daarvoor toestemming is gegeven of als de gegevens nodig zijn voor het uitvoeren van het dienstverband, en als de gegevens digitaal worden verwerkt
• een klacht in te dienen bij de bevoegde organisatie die in Nederland toezicht houdt op de naleving van de privacywetgeving. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) in Den Haag. We stellen het in dit geval wel op prijs als de werknemer of sollicitant eerst contact met ons opneemt om te kijken of we de klacht kunnen oplossen.

Als een sollicitant of werknemer een beroep wil doen op deze rechten, kan hij/zij contact opnemen met functionarissen genoemd onder ‘contactpersonen’ Als wij goede redenen hebben om het verzoek te weigeren, lichten wij toe waarom dit zo is.

Sollicitanten en werknemers kunnen met vragen, verzoeken of klachten over de verwerking van de persoonsgegevens contact opnemen met de Functionaris gegevensbescherming en/of de Privacy Officer van de gemeente Westerveld via het algemene telefoonnummer 14 0521. Meer informatie over de algemene privacyverklaring.